Согласовано
Председатель первичной профсоюзной
организации МБОУ СОШ №9 г.Азова
______________ О.А.Федоренко
«29» декабря 2023 г.

Утверждаю
Директор МБОУ СОШ №9 г.Азова
__________________Е.В.Карасев
«29»декабря 2023 г.

Положение о порядке ведения личных дел сотрудников
МБОУ СОШ №9 г.Азова
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, разработано в соответствии с
Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской
Федерации» в редакции от 25 июля 2022 года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152
«О персональных данных» с изменениями на 2 июля 2021 года, Трудовым Кодексом
Российской Федерации, Коллективным договором и Уставом МБОУ СОШ №9 г.Азова
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных
сотрудников и работников школы, определяет порядок формирования, учета и хранения,
выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права
работников и директора образовательной организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для
всех категорий педагогических и других сотрудников школы.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на работника
организации, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее
полные сведения о работнике образовательной организации и его трудовой деятельности.
В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации,
имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации не
допускается.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную
организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной
организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и
сотрудников
организации,
осуществляющей
образовательную
деятельность,
вкладываются следующие документы:
Для педагогов:







заявление о приеме на работу;
заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
анкета (приложение 1);
приказ о приеме на работу;
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все
должности);

 трудовой договор (с последующим включением дополнительных
соглашений к трудовому договору);
 копии документов об образовании;
 копии документов о повышении квалификации;
 справка об отсутствии судимости;
 копии документов о присвоении квалификационной категории, или
прохождении аттестации;
 копии ведомственных наград и поощрений.
 Для работников:
 заявление о приеме на работу;
 заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
 анкета (приложение1);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на
все должности);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных
соглашений к трудовому договору);
 копии документов об образовании;
 копии документов о повышении квалификации;
 справка об отсутствии судимости;
 копии ведомственных наград и поощрений.
 Работодатель оформляет:
 личную карточку Т-2
 трудовой договор в двух экземплярах;
 приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
 должностную инструкцию в двух экземплярах.
 Работодатель знакомит:
 с нормативно-правовыми документами школы (Уставом,
Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др.
локальными актами);
 с должностной инструкцией;
 проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж
по противопожарной безопасности.
2.3. С письменного заявления сотрудников в личном деле можно хранить документы:
 характеристики с прошлых мест работы.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

присвоение личному делу номера согласно книги учета личного состава

проставление на обложке личного дела следующих реквизитов: индекс дела (в
соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации); краткое
наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя
отчество работника в родительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения
дела; количество листов; срок хранения;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
алфавитном порядке порядке.
2.5. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и
сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при
формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника
прошиваются нитками и сдаются в архив.

3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется
в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в
общеобразовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в
процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:

дополнение к личному листку по учету кадров;

дополнительные соглашения к трудовому договору;

копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации;

отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной
организации;

лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);

иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего
за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ведение личного дела предусматривает- ежегодную проверку состояния личного
дела сотрудника учреждения на предмет сохранности включенных в него документов,
пополнение или замена (по мере необходимости) новыми документами; своевременное
заполнение документов личного дела;
3.5. Отображение всех изменений в учетных данных работника образовательного
учреждения в форме Т-2.
4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и
безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от
несанкционированного доступа.
4.2. Личные
дела
сотрудников
хранятся
в
сейфе
общеобразовательной
организации.
4.3.
Трудовые
и
медицинские
книжки
хранятся
отдельно
в
сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор
общеобразовательной организации либо заместители директора при исполнении
обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации,
имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания,
хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в
соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).
5. Порядок ознакомления работников учреждения с личными делами

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) для ознакомления
производится с разрешения директора учреждения, специалиста по кадрам. Материалы
личного дела предоставляются для ознакомления также в иных случаях,
предусмотренных законодательством Российской Федерации;

5.2. Работа (ознакомление) с личными делами сотрудников учреждения производится в
здании учреждения в присутствии директора, инспектора по кадрам.

5.3. На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная
ответственность за его сохранность;

5.4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить
какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи,
извлекать из личного дела имеющиеся там документы, или помещать в него новые, а
также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по
кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура включает:
 подшивку (переплет) дела;
 уточнение нумерации листов дела;
 внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну
обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал
250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в
алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным
индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и
отчества соответствующего уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной
организации;

снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых
расположены соответствующие документы.
6.3. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после
завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно
секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки
личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем,
специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой
отметок о наличии личных дел.
6.4. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации,
законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1
января
2003 года – 50 лет.
7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно
представлять специалисту, ответственному за кадровое делопроизводство, сведения об
изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:

сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации;

конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и

сотрудников.
8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах
педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники
общеобразовательной организации имеют право:

получить полную информацию о своих персональных данных и обработке
этих данных;

получить свободный доступ к своим персональным данным;

получить копии документов, хранящиеся в личном деле и
содержащие персональные данные.

требовать исключения или исправления неверных и неполных
персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:

обрабатывать
персональные
данные
педагогов
и
сотрудников общеобразовательной организации, в том числе и на электронных
носителях;

запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных
данных.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является
локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников
организации и утверждается приказом директора организации, с согласия
представителя работников.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной
организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к
Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего
Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.